Obowiązek informacyjny

Oświadczamy, że przekazane informacje są poufne i trafią do wyznaczonej, upoważnionej osoby zajmującej się sprawami związanymi z sygnalizowaniem naruszeń prawa na podstawie przepisów Dyrektywy UE 2019/1937 oraz Ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów.

Administratorem danych jest podmiot, którego dotyczy zgłoszenie.

W przypadku podania danych osobowych, ich przetwarzanie przez Administratora w postaci imienia i nazwiska lub/i adresu e-mail lub /i telefonu, a także relacji z podmiotem oraz samej treści zgłoszenia w systemie odbywa się na podstawie przepisów prawa zgodnie z art.6, ust.1, lit c) RODO.

Dane są przechowywane do 3 lat zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi ochrony sygnalistów.

Nie są profilowane, nie podlegają automatycznemu podejmowaniu decyzji, nie są również przekazywane poza UE.

Osobie podającej dane przysługują prawa dotyczące ograniczenia przetwarzania, zmiany i wglądu w dane osobowe, otrzymania ich kopii, prawo do sprzeciwu, a także prawo do zgłoszenia nieprawidłowości dotyczących przetwarzania danych przez Administratora do Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Odbiorcą danych jest właściciel aplikacji SAFE będący procesorem danych, KANCELARIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH I BEZPIECZEŃSTWA PRACY DOROTA GROSS „KODO”.

Szczegóły przetwarzania danych przez administratora znajdują się na oficjalnej stronie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie.

Regulamin Systemu SAFE

System SAFE umożliwia w pełni anonimowe uzupełnianie formularzy.

Osoba uzupełniająca formularz powinna opierać się wyłącznie na prawdziwych informacjach i działać wyłącznie w dobrej wierze.

Dane osoby są poufne, nawet jeśli podaje kontakt, dostęp do nich ma wyznaczona i upoważniona osoba w podmiocie.

Regulaminy wewnętrzne dostępne są na stronie oficjalnej podmiotu, którego dotyczy formularz lub w dziale kadr.

Regulamin strony i aplikacji SAFE dostępny jest tu: Regulamin Systemu Safe

Szczegóły dotyczące przetwarzania danych przez KODO znajdują się tu: Polityka prywatności KODO

SYGNALISTA to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą.

Kontakt do KODO właściciela aplikacji SAFE:

Biuro KODO, Pl. Wspólnoty 1, Szyce
+48.669774770
biuro@safe.info.pl
biuro@kodo.info.pl

System SAFE umożliwia między innymi na uzupełnienie formularzy dotyczących:

  • Nieprawidłowości
  • Statusu spraw
  • Ankiet
  • Testów

Jak to działa?

  • Sposób korzystania z aplikacji SAFE:
    Możesz korzystać z niej poprzez dwa kanały:
    • stronę www.app.safe.info.pl;
    • lub bezpośrednio skanując kod QR1
  • Dostęp przez www.app.safe.info.pl oraz kod QR
    Po otwarciu strony aplikacji w pierwszej kolejności powinieneś się zapoznać się z pełną treścią REGULAMINU SYSTEMU SAFE dostępnego na stronie aplikacji.
    • Pierwszym etapem jest wybór opcji spośród 5 modułów:
      • Zgłoś sprawę
      • Status sprawy
      • Ankieta
      • Testy
      • Dla pracodawcy
    • ZGŁASZANIE spraw jest możliwe przez wszystkich Użytkowników APP.SAFE.
      Zgłoszenie jest możliwe po wpisaniu NIP-u Przedsiębiorstwa, którego sprawa dotyczy.
      Możesz się również zalogować kodem QR otrzymując szybki dostęp do anonimowego formularza. Ani Twoje dane, ani dane logowania urządzenia, z którego korzystasz, nie są zapisywane w systemie APP.SAFE;
      • TEMAT2
        Dokonaj wyboru tematu, którego ma dotyczyć zgłoszenie poprzez rozwiniecie pola tekstowego.
      • WIADOMOŚĆ
        Teraz wpisz treść wiadomości, która dotyczy wybranego tematu.
        W treści nie zamieszczaj swoich danych. Pamiętaj, treść wiadomości powinna zawierać prawdziwe informacje zgodne z zasadami współżycia społecznego. Działając w dobrej wierze podlegasz ustawie o sygnalistach. Za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego uznaje się w szczególności zgłoszenie nieprawidłowości dokonane przez osobę chcącą osiągnąć korzyści majątkowe lub osobiste.
      • ZAŁĄCZNIK3
        Tu możesz zamieścić plik w postaci zdjęcia lub nagrania audio lub video. Załączniki są czyszczone z danych dotyczących lokalizacji, urządzenia oraz innych danych identyfikacyjnych. Nie może on przekraczać 30MB.
        Do tego momentu zgłoszenie jest w pełni anonimowe.
      • DANE KONTAKTOWE4
        W kolejnym kroku masz możliwość podania swoich danych umożliwiających odpowiedź na zgłoszenie. Podanie danych nie jest obowiązkowe. Sam decydujesz, czy je podać, czy jednak Twoje zgłoszenie ma być anonimowe. Zgłoszenie anonimowe nie powoduje, że ma mniejszą wartość. Brak Twoich danych może mieć natomiast znaczenie w przypadku podania niepełnych informacji, które utrudniają wyjaśnienie zgłoszonych nieprawidłowości.
        UWAGA! podanie danych nie jest równoznaczne z pełnym ujawnieniem. Podmiot, którego dotyczy zgłoszenie ma obowiązek Cię chronić, czyli zachować te dane w tajemnicy, a cały proces wyjaśniania sprawy prowadzić w sposób poufny kierując się zasadami opisanymi w ustawie o ochronie sygnalistów.
        Jeśli jednak masz jakieś obawy, nie musisz zdradzać swojej tożsamości. Zawsze będziesz miał możliwość, żeby zrobić to później. Ważne jest, aby zapamiętać datę i NUMER ZGŁOSZENIA5.
      • WYŚLIJ
        To pole stanowiące ostatni krok przed zarejestrowaniem zgłoszenia. Do tego momentu można modyfikować zapisy w każdym z pola tematów.
      • NR ZGŁOSZENIA
        Po dokonaniu zgłoszenia system wygeneruje indywidulany numer, który będzie przypisany do konkretnej sprawy w rejestrze zgłoszeń. Na podstawie tego numeru osoba zgłaszająca może otrzymać informacje o statusie sprawy jako SYGNALISTA6.
        Jeśli Zgłaszający poda dane kontaktowe, na jego e-mail zostanie do 7 dni wysłana opowiedz dotycząca potwierdzenia zgłoszenia, ewentualne pytania dotyczące wyjaśnienia sprawy oraz potwierdzenie zastosowania działań zaradczych w zgłoszonej sprawie, które powinien otrzymać do 90 dni od momentu potwierdzenia zgłoszenia.
    • STATUS SPRAWY, to informacja, która jest dostępna po zalogowaniu się indywidualnym numerem zgłoszenia oraz PIN-em wygenerowanym po wysłaniu zgłoszenia.
    • ANKIETA, to narzędzie służące do anonimowej oceny na stanowiskach pracy przez pracowników danego Przedsiębiorstwa. Za każdym razem logowanie następuje poprzez wpisanie NIP-u Przedsiębiorstwa, którego sprawa dotyczy.
      • Ankieta jest anonimowa. To dodatkowa, opcja pakietu zawierająca pole wyboru 10 pytań dotyczących danego stanowiska pracy.
    • TESTY to narzędzie dedykowane dla Użytkowników, którzy po otrzymaniu nr PIN od osoby prowadzącej szkolenie mają możliwość uzupełnienia testu wiedzy z wybranego zakresu tematycznego dotyczącego bezpieczeństwa pracy lub bezpieczeństwa informacji. Test ma dostęp czasowy i jest aktywny w dniu wygenerowaniu nr PIN.
    • DLA PRACODAWCY to pole dostępu do panelu za pośrednictwem numeru NIP i dedykowanego nr PIN, który daje możliwość wygenerowania indywidualnego kodu QR do bezpośrednich zgłoszeń.
      To również dostęp do statystyki zgłoszeń w danym temacie.
      • Dla pracodawcy to narzędzie dostępu które jest zawarte w pakiecie standardowym.

Powyższe informacje stanowią uproszczoną wersję wyciągu z REGULAMINU SYSTEMU SAFE [ust.6 i 7] opublikowanym na www.safe.info.pl.


  • 1 QR to indywidualny kod przekierowujący UŻYTKOWNIKA na dedykowaną dla danego Podmiotu stronę formularza.
  • 2 TEMAT zgłoszenia jest dostępny po rozwinięcia pola tematu. Zawiera treści zgodne z ustawą o sygnalistach plus dodatkowe pola wspomagające zgłoszenia.
  • 3 ZAŁĄCZNIK to plik do 30MB zawierający informacje dotyczące zgłoszenia. Załącznik jest w momencie przesyłania do APP.SAFE czyszczony z METADANYCH.
  • 4 DANE KONTAKTOWE to dane osoby zgłaszającej naruszenie związane z Podmiotem, którego sprawa dotyczy. Dane są chronione na mocy ustawy o sygnalistach.
  • 5 NUMER ZGŁOSZENIA to automatycznie wygenerowany numer, na podstawie którego jest prowadzony REJESTR ZGŁOSZEŃ zwierający informacje związane z daną sprawą.
  • 6 SYGNALISTA to osoba, która zgłasza lub ujawnia informacje na temat naruszeń uzyskane w trakcie wykonywanej przez nią pracy w sektorze publicznym lub prywatnym. Osoba dokonująca zgłoszenia musi mieć podstawy do tego, by sądzić, że przedstawione w zgłoszeniu informacje są prawdziwe.